Leistungsbeschreibung

Was die FoodCoopApp leistet – und welche Funktionen im Standalone- bzw. Pro-Betrieb sowie mit optionalem KI-Schlüssel verfügbar sind.

Überblick

Die FoodCoopApp ist eine Verwaltungssoftware für Lebensmittel-Einkaufsgemeinschaften (Food Coops). Sie ersetzt die bisher übliche Verwaltung per Tabellenkalkulation und bildet den vollständigen Ablauf einer Sammelbestellung ab: von der Preisliste über die Mengeneingabe der Mitglieder bis zur fertigen Rechnung.

Die App kennt zwei Betriebsmodi: den kostenlosen Standalone-Modus für eine Verwaltung auf einem Gerät und die kostenpflichtige Pro-Version, in der mehrere Mitglieder gemeinsam und gleichzeitig auf denselben Datenbestand zugreifen.

1) Grundfunktionen (in jedem Betriebsmodus)

Die folgenden Funktionen stehen unabhängig vom Betriebsmodus und ohne KI-Schlüssel zur Verfügung.

Mitglieder & Gruppen

• Mitglieder mit Kontaktdaten, Profil und Bankverbindung verwalten
• Mitglieder in Ortsgruppen organisieren
• Rollen vergeben: Verwaltung der gesamten FoodCoop oder einer einzelnen Gruppe
• Abwesenheiten der Mitglieder im Kalender erfassen

Lieferanten & Preislisten

• Lieferanten-Stammdaten und ihre Preislisten pflegen
• Artikel mit Preis, Bestell-/Artikelnummer, Gebinde- und Stückmengen erfassen
• Preislisten aus Excel- oder CSV-Dateien der Lieferanten importieren
• Maßeinheiten-Training: die App lernt, welche Einheit zu welchem Gebinde-Text passt
• Favoritenlisten je Preisliste für eine schnellere Bestelleingabe

Bestellrunden

• Bestellrunden anlegen und mit einer Preisliste verknüpfen
• Mitglieder geben ihre Bestellmengen je Artikel selbst ein
• Bestellprofile: persönliche Mengen-Vorlagen speichern und wiederverwenden
• Gesamtübersicht über alle Bestellungen einer Runde
• Preis-Schnappschuss je Runde – spätere Preisänderungen verändern abgeschlossene Runden nicht

Lieferkontrolle & Verwalter-Korrekturen

• Nach der Lieferung kennzeichnen die Mitglieder in der Gesamtliste pro eigenem Artikel den Lieferstatus: „Vollständig geliefert", „Teilmenge", „Zu viel geliefert" oder „Nicht geliefert".
• Zu jeder Lieferangabe kann ein freies Bemerkungsfeld ausgefüllt werden (z. B. Beanstandungen, beschädigte Ware, abweichende Sorte).
• In der Gesamtliste markiert ein Statussymbol jede Zelle (✓ grün vollständig, ⚠ gelb Abweichung, ✗ rot nicht geliefert), ein Notizmarker (📝) zeigt zusätzlich vorhandene Bemerkungen an.
• Pro Artikelzeile wird eine Liefer-Bilanz eingeblendet (Bestellt · Geliefert · Fehlend · Anzahl Bemerkungen), damit die Verwaltung Abweichungen sofort erkennt und auf Reklamationen reagieren kann.
• Die Verwaltung kann die Bestellmenge eines Mitglieds nachträglich anpassen oder eine Position für ein Mitglied erstmals erfassen. Solche Eingriffe werden protokolliert: ursprünglich bestellte Menge, welcher Verwalter geändert hat und wann.
• Auf Gesamtliste, Lieferschein-PDF und Rechnung-PDF wird zu jeder geänderten Position eine zusätzliche Zeile angezeigt – z. B. „urspr. 2 (geändert von … am …)" bzw. „urspr. nicht bestellt (erfasst von … am …)". Damit ist für jedes Mitglied nachvollziehbar, was ursprünglich bestellt wurde, wer die für die Abrechnung relevante Menge angepasst hat und wann das geschehen ist.
• Eine App-Einstellung legt fest, ob die Mitglieds-Rechnung auf die tatsächlich gelieferte Menge umgestellt wird (Standard: nur dokumentarische Erfassung, abgerechnet wird die bestellte Menge).

Abrechnung

• Eingangsrechnungen der Lieferanten erfassen
• Automatische Erstellung der Mitglieds-Rechnungen als PDF
• Lieferscheine je Mitglied bzw. Abholpunkt erzeugen
• Kassenbuch: Vorauszahlungen erfassen und mit den Bestellrunden-Rechnungen verrechnen
• Persönlicher Kontoauszug für jedes Mitglied
• Verwalter-Anpassungen an Bestellmengen werden auf Lieferschein und Rechnung mit der ursprünglich bestellten Menge sowie dem Namen des bearbeitenden Verwalters und dem Änderungsdatum ausgewiesen.

Abholung & Auswertung

• Abholkontakte und Abholpunkte verwalten
• Mitglieder einer Bestellrunde einem Abholpunkt zuordnen
• Mitglieder-Statistik zu den eigenen Bestellungen
• Gesamtstatistik der FoodCoop für das Verwaltungsteam

2) Betriebsmodus Standalone (kostenlos)

• Alle Grundfunktionen aus Abschnitt 1 stehen vollständig zur Verfügung.
• Sämtliche Daten liegen ausschließlich lokal auf dem Gerät (eingebettete SQLite-Datenbank).
• Es werden keine Bestell- oder Mitgliederdaten an einen Server übertragen.
• Vorgesehen für eine FoodCoop, die von einer Person bzw. einem Gerät aus verwaltet wird.

Im Standalone-Modus geben die Mitglieder ihre Mengen nicht selbst auf eigenen Geräten ein – die Verwaltung pflegt alle Bestellungen auf dem einen Gerät. Für gemeinsames, gleichzeitiges Bestellen ist die Pro-Version vorgesehen.

3) Pro-Version (kostenpflichtiges Abonnement)

Die Pro-Version macht die FoodCoopApp zur echten Gemeinschafts-App. Alle Grundfunktionen aus Abschnitt 1 bleiben erhalten; zusätzlich gilt:

• Mehrere Mitglieder greifen von ihren eigenen Geräten gemeinsam auf denselben Datenbestand zu.
• Jedes Mitglied gibt seine Bestellmengen selbst ein – auch gleichzeitig während einer laufenden Runde.
• Die gemeinsamen Daten liegen in einer zentralen Datenbank auf einem Server (Hosting in Deutschland).
• Jede FoodCoop bildet einen eigenen, von anderen FoodCoops getrennten Mandanten.
• Häufig gelesene Katalogdaten werden lokal zwischengespeichert, damit die Anzeige flüssig bleibt.

Abonnement

• Die Pro-Version wird als automatisch verlängerndes Monats-Abonnement über den Apple App Store bzw. Google Play angeboten.
• Jedes Mitglied schließt sein eigenes Abonnement ab – es ist der persönliche Zugangsschlüssel zur gemeinsamen Datenbank.
• Die Verwaltung legt die FoodCoop neu an; weitere Mitglieder treten ihr mit einem Einladungscode bei.
• iOS- und Android-Mitglieder können in derselben FoodCoop gemischt teilnehmen.

Umstieg & Datensicherung

• Beim Umstieg von Standalone auf Pro übernimmt ein Assistent die vorhandenen lokalen Daten in die zentrale Datenbank.
• Die Verwaltung kann jederzeit eine vollständige, wieder-importierbare Sicherung der gesamten FoodCoop herunterladen.
• Aus einer Sicherung lässt sich die FoodCoop wieder als Standalone-Version oder als neue Pro-FoodCoop aufbauen – kein Lock-in.
• Endet ein Abonnement, wird nur der Zugriff des betroffenen Geräts eingeschränkt; die Daten der FoodCoop bleiben erhalten.

4) KI-Funktionen (optionaler Claude-API-Schlüssel)

Die KI-Funktionen sind optional und unabhängig vom Betriebsmodus. Sie setzen einen eigenen API-Schlüssel des KI-Dienstes „Claude" (Anbieter: Anthropic) voraus. Ohne hinterlegten Schlüssel arbeitet die App vollständig ohne KI; alle Grundfunktionen bleiben nutzbar.

KI-Artikelsuche

Eine natürlichsprachliche Suche in der Lieferanten-Preisliste: Die KI wählt passende Artikel aus der Preisliste aus, statt nur nach Stichwörtern zu filtern. Die Trefferzahl ist je Seite einstellbar.

KI-Dokumentimport

Preislisten und Eingangsrechnungen können aus PDF-Dateien oder Fotos erkannt und in die App übernommen werden. Eine erkannte Eingangsrechnung kann die Schnappschuss-Preise einer Bestellrunde aktualisieren.

Einstellbar je Seite

• Für jede Seite lässt sich getrennt festlegen, ob die KI verwendet wird.
• Das verwendete Claude-Modell ist in den KI-Einstellungen wählbar.
• Die Anzahl der KI-Treffer kann je Seite angepasst werden.

5) Spracheingabe

• Suchfelder bieten einen Mikrofon-Button für die Spracheingabe.
• Es wird die plattform-eigene Spracherkennung des Betriebssystems verwendet.
• Eine externe Cloud-Spracherkennung ist nicht erforderlich.

Hinweise zur Nutzung des KI-Schlüssels

• Der API-Schlüssel wird ausschließlich auf dem Gerät im sicheren Schlüsselspeicher des Betriebssystems abgelegt und nicht in der App-Datenbank gespeichert.
• KI-Anfragen gehen direkt vom Gerät an Anthropic. Es gibt keinen zwischengeschalteten Server des Anbieters.
• Die bei Anthropic anfallenden Kosten richten sich nach dessen Tarifen und sind vom Nutzer selbst zu tragen.
• Der Schlüssel kann jederzeit in den KI-Einstellungen hinterlegt, geändert oder entfernt werden.

Einzelheiten zu Verantwortlichkeit, Kostentragung und Haftung im Zusammenhang mit den KI-Funktionen regeln die Nutzungsbedingungen.